ОЦИФРУЙ!
Управленческий учёт для малого бизнеса без CRM: с чего начать
Управленческий учёт нужен, чтобы владелец видел свои деньги и продажи в цифрах, а не по ощущениям. Для этого не нужны CRM, интеграции с банками и аналитик в штате. Хватает трёх простых отчётов и восьми чисел раз в неделю.
Если у вас сейчас нет ничего, начать можно за час. Ниже по шагам: что считать, как часто, где вести и как это выглядит на цифрах.
Что такое управленческий учёт
Управленческий учёт это внутренние цифры бизнеса, которые вы собираете для себя, чтобы принимать решения: куда вложить рекламу, где просели продажи, хватит ли денег до конца месяца. В нём нет жёстких правил и формы: что удобно, то и считаете.
Он не заменяет обязательный бухгалтерский и налоговый учёт. Налоги, взносы и отчётность вы по-прежнему ведёте с бухгалтером, а управленческий учёт отвечает на другие вопросы: зарабатываете ли вы и где теряете.
Нужна ли CRM для начала
Не обязательно. CRM удобна, когда сделок много и нужно вести каждого клиента. Но управленческий учёт можно начать без неё: для первых решений достаточно итогов за неделю, а не каждой отдельной сделки.
Если сделок пока немного, вы спокойно вводите цифры руками. Когда их станет слишком много для ручного ввода, подключите автоматизацию. Тогда у вас уже будет понятная структура учёта, и подключать будет что.
Три отчёта, с которых стоит начать
Для старта нужны три отчёта. Каждый отвечает на свой вопрос.
Первые два отчёта часто путают, хотя они говорят о разном. Прибыль показывает, заработал ли бизнес. Движение денег показывает, есть ли они у вас на самом деле. Разницу мы разбирали в статье про кассовый разрыв.
Пример: прибыль есть, денег нет
Условные цифры за месяц.
Отчёт о прибыли выглядит прилично: плюс 60 000 ₽. Теперь посмотрим на деньги. Из 400 000 ₽ выручки клиенты заплатили только 340 000 ₽, остальные 60 000 ₽ вы ещё ждёте. Все расходы при этом вы оплатили в месяце: 120 000 + 100 000 + 120 000 = 340 000 ₽.
Заплачено = 340 000 ₽
Остаток на счёте за месяц изменился на 0 ₽
Прибыль 60 000 ₽ есть, а на счёте денег не прибавилось: они застряли у клиентов. Увидеть это можно только если вести оба отчёта. Если бы вы смотрели только на прибыль, то решили бы, что можно тратить больше.
Восемь чисел, которые вводить раз в неделю
Чтобы получить все три отчёта, не нужно вести сотни строк. Достаточно раз в неделю записывать восемь чисел.
Из них считаются все основные показатели: цена заявки и цена клиента, окупаемость рекламы, конверсия воронки и точка безубыточности. Раз в неделю достаточно, потому что за день цифры шумят, а за квартал уже поздно что-то менять.
Как начать за час: пошагово
- Заведите отдельный счёт или хотя бы разделяйте личные и бизнес-деньги. Иначе любая цифра будет врать.
- Выпишите статьи расходов. Хватит восьми-десяти: реклама, себестоимость, зарплата, аренда, сервисы, налоги и взносы, прочее.
- Соберите данные за последние четыре недели из банка и рекламных кабинетов.
- Внесите их в таблицу по восьми числам выше.
- Посчитайте три отчёта и сравните прибыль с движением денег.
- Назначьте день недели (например, понедельник), когда вы обновляете цифры за прошлую неделю.
Типичные ошибки
Смешивают личные и бизнес-деньги. Тогда непонятно, сколько заработал бизнес и сколько вы вынули.
Заводят слишком много статей. Пятьдесят категорий расходов никто не ведёт дольше двух недель. Начните с восьми.
Ведут учёт раз в квартал. К тому времени исправлять уже поздно, и вы реагируете на то, что произошло три месяца назад.
Смотрят только на выручку. Выручка не отвечает на вопрос, заработали вы или нет. Нужны прибыль и деньги.
Не фиксируют дату оплаты. Если не записывать, когда деньги реально пришли, вы не увидите задержки и пропустите кассовый разрыв.
Где вести учёт
Для начала подойдёт обычная таблица. Её плюс в том, что можно начать сегодня. Минус в том, что формулы ломаются, ввод забывают, а пересчёт показателей приходится держать в голове.
Если не хочется поддерживать таблицу, цифры можно вводить в сервисе, который сам посчитает отчёты. Прикинуть свои показатели можно в калькуляторе, регистрация не нужна.
Частые вопросы
Что такое управленческий учёт простыми словами?
Это внутренний учёт цифр бизнеса для принятия решений: сколько заработали, сколько денег пришло и ушло, откуда клиенты. Правил оформления у него нет, вы вводите ту форму, которая вам удобна.
Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского?
Бухгалтерский и налоговый учёт ведут по правилам закона и для отчётности. Управленческий учёт нужен вам самим, чтобы управлять бизнесом, и его форма свободная. Они дополняют друг друга, но не заменяют.
Как вести управленческий учёт без CRM?
Раз в неделю вводите несколько чисел: расход на рекламу, заявки, продажи, выручку, затраты, поступления и платежи. Из них считаются прибыль, движение денег и воронка.
Какие отчёты нужны малому бизнесу в первую очередь?
Три: прибыль, движение денег и продажи с воронкой. Они отвечают на вопросы, зарабатываете ли вы, есть ли у вас деньги и откуда приходят клиенты.
Как часто нужно вести управленческий учёт?
Раз в неделю. Чаще получится много шума, реже вы пропустите момент, когда ещё можно что-то исправить.
